O objectivo básico do projeto é melhorar a prática de gestão dos recursos humanas da empresa, através da capacidade de medir, monitorizar e controlar os empregados.
O Cliente
Recentemente, uma empresa aumentou a sua quota global através da introdução de novas marcas. Com a inclusão destes números, a empresa aumentou os seus totais de saída de 156 em 2006 para 217 em 2007.
Para o ano de 2007, a empresa opera 3 marcas em 27 cidades e emprega um número superior a 10.000 pessoas. Como acontece com outros negócios na hotelaria, a empresa dá emprego à grande maioria do pessoal em tempo parcial e, para além disso, os turnos variam no tempo e nos lugares.
Para obter um controlo eficiente sobre a operação comercial da empresa de rápido crescimento, o tratamento que se procura implementar é o controlo de horas de trabalho feito de forma precisa, para melhorar a sua folha de pagamentos.
O Desafio
O objectivo básico do projecto conseguir que a empresa melhore a sua prática de gestão dos recursos humanos, através da melhoria da sua capacidade de medir, monitorizar e controlar os seus empregados.
Antes do projecto, muitos dos assuntos relacionados com o pessoal e tarefas de pagamento eram processados de forma convencional. As listas de pessoal e reservas foram criadas em folhas de cálculo, e devido à natureza dinâmica da indústria, os gerentes do restaurante não tinham um controlo preciso sobre o seguimento e registo das horas de trabalho de cada empregado.
Ao nível da sede, o departamento de Recursos Humanos costumava levar dias a processar a folha de pagamentos baseada nos registos da folha de cálculo com mais de 200 localizações em todo o país. Nem o departamento de Recursos Humanos tinha capacidade para medir e controlar os empregados de primeira linha.
O projecto foi dirigido por um integrador de sistemas líder e com vasta experiência no sector em biometria.
Os requisitos iniciais foram implementar uma solução clara que pudesse fazer registos “reais” das horas de trabalho de todos os empregados em todas as localidades e permitir aos gerentes dos restaurantes ver, editar ou criar listas dos seus empregados, a partir de uma localização remota. Também ao nível da Sede, o cliente queria supervisionar o desempenho dos trabalhadores em tempo real, e a integração do processo de pagamento com o registo de horas de trabalho.
A Solução
Os principais componentes da solução proposta eram de propriedade intelectual da Suprema. Terminais de impressão digital com software de base de pagamentos integrado. Os equipamentos baseados em impressões digitais com registo do pessoal em tempo real, está totalmente integrado com a base se dados de pagamento do cliente, pelo que os gerentes dos restaurantes podem controlar em tempo real todos os registo relativos ao pessoal mesmo à distância.
O Terminal BioStation Suprema ™ de impressão digital pode verificar, registar e transferir os registos sign-in/out simultaneamente através de Internet. O dispositivo conta também com um interface gráfico de utilizador fácil de usar, pelo que, todos os gerentes e empregados dos restaurantes podem facilmente adoptar o dispositivo como mapa de horas apenas com simples instruções.
Em seguida, os registos de horas de trabalho do BioStation ™ podem ser transferidos directamente através de IP com o sistema de pagamento na sede. A solução permite também a cada gerente do restaurante ver, editar e informar/gravar as horas de trabalho do pessoal a partir de qualquer lugar e em tempo real, e todas as actualizações e alterações ficam guardadas no servidor principal.
A solução trouxe também benefícios para o cliente, através da redução do custo de mão-de-obra e dos processos internos. O projecto mostra como a tecnologia biométrica pode melhorar a prática de recursos humanos e pagamentos para a indústria de hotelaria e restauração que necessitam de um recurso à mão-de-obra intensivo.